En la actualidad, en casi todos los trabajos se utilizan planillas de cálculo en Microsoft Excel para generar planes de negocio, armar reportes financieros, producir reportes de gastos, etcétera.

Según la Universidad de Harvard, el 10% de la vida laboral de un empleado de una oficina es destinada a realizar hojas de cálculo y para la gente que trabaja en el área de finanzas, representa alrededor del 30%, es decir, unas 2,5 horas al día en promedio.

En este contexto, es importante dominar la herramienta y entender su funcionamiento para poder utilizarla con fluidez a diario en un trabajo.

Una de las formas de aprender todo sobre Excel es realizando capacitaciones gratuitas a través de edX, la plataforma de aprendizaje virtual. A continuación, el curso que todos deberían hacer para conquistar las hojas de cálculo.

La universidad canadiense Columbia Británica es considerada la segunda mejor universidad de todo Canadá y, según los ciudadanos del país, es una de las más competitivas del país.

Recientemente, la entidad liberó uno de sus programas sobre Excel y ahora todos pueden aprender los fundamentos básicos de la plataforma. La capacitación incluye trucos para manejar datos y para administrar hojas de cálculo como también el análisis de esos datos en Excel.

"En seis semanas obtendrá la confianza para navegar por la interfaz de Excel, dominar las funciones esenciales de la hoja de cálculo, realizar cálculos y producir tablas y gráficos creativos a partir de sus datos, mientras construye una aptitud para el análisis de datos que es fundamental para el éxito de cualquier organización", describe la Universidad Columbia Británica en la página principal de la capacitación.

Cabe destacar que el curso es introductorio y por esta razón, no hay ningún pre-requisito para anotarse.

Para inscribirse, hay que ingresar a la plataforma de aprendizaje en línea edX o hacer clic en este enlace.

EXCEL: LAS 10 FUNCIONES "INDISPENSABLES", SEGÚN HARVARD

1. Pegado especial

El usuario necesitará aproximadamente 10 minutos para completar su aprendizaje. La aplicación permite copiar toda la información de una selección de celdas y pegar los datos en otras celdas especificadas.

No obstante, se puede utilizar una opción llamada "pegado especial" para pegar la información de otra manera. El pegado especial sirve para poder elegir qué elementos se copian y cuáles no. De esa manera se evita copiar formatos o fórmulas indeseadas.

¿Cómo se usa?

Cuando se copia lo que hay en la celda (Ctr+C) se debe pulsar Ctrl+Alt+V para hacer un pegado especial y seleccionar lo que se quiere copiar. Alt+E+S+V es el comando para pegar esos elementos. También se puede usar el menú desplegable y elegir la opción en el cuadro de diálogo.

2. Insertar varias filas

Este aprendizaje se puede adquirir en unos dos minutos. Es ideal para cuando se necesita añadir varias filas a una tabla, permitiendo agiliza la tarea.

¿Cómo se ejecuta?

Se usa un atajo del teclado (Ctrl, shift, +) y se selecciona el número de filas que se quiere agregar. Luego se debe hacer clic en el botón derecho para insertarlas.

También se puede usar el comando "Insertar filas de hoja", siempre y cuando se seleccione previamente las filas que se van a añadir.

3. Relleno rápido

Su aprendizaje demora unos 30 minutos, según Harvard. El relleno rápido o Flash Fill en inglés puede usarse en diferentes situaciones. Se trata de un ahorro de tiempo fantástico cuando se necesita ingresar o cambiar muchos datos de forma rápida y precisa.

Es un sistema que permite a Excel aprender ciertas cosas del trabajo que se realiza e identificar patrones para completar algunas celdas. De esa forma, se rellenan luego de forma automática.

¿Ejemplos? Sugiere un nombre completo si pones nombres y apellidos en dos columnas diferentes, o permite separarlos si los pones juntos.

¿Cómo se ejecuta?

Se debe pulsar Ctrl + E, o ir a la pestaña de "Datos" y activar "Relleno Rápido".

En caso de que no aparezca esa opción, se puede probar en "Avanzado" y "Relleno Rápido Automático".

4. Índice y coincidir

Este aprendizaje demandará unos 45 minutos para asimilarlo, de acuerdo a la casa de altos estudios.

"Índice" y "Coincidir" se utilizan ampliamente en Excel para realizar búsquedas complejas. Por separado no son demasiado interesantes, pero cuando se combinan se aprecia su productividad.

Ambas permiten extraer datos y valores concretos que se necesitan de grandes hojas de cálculo. Así, transforman una tarea tediosa y rutinaria resulte rápida y sencilla.

¿Cómo se ejecuta?

"Índice" tiene dos sintaxis: matricial y de referencia. La primera (matriz; núm_fila; [núm_columna]) sirve para hacer búsquedas.

En tanto, la función "Coincidir (valor_buscado,matriz_de_busqueda;[tipo_de_coincidencia]) se utiliza para encontrar la posición de un valor en una lista.

5. Suma rápida

Permite, por ejemplo, seleccionar la celda al final de una fila o columna en apenas unos segundos.

¿Cómo aprovecharlo?

Selecciona la celda y haz clic en Ctrl + Shift + = para activar la función. Equivale a "Autosuma". Su aprendizaje demora 2 minutos

6. CTRL Z / CTRL Y

Permite revertir errores o recuperar lo recientemente borrado.

¿Cómo se ejecuta?

Se debe pulsar Ctrl + Y para revertir cualquier "error" que previamente se eliminó con el uso de Ctrl + Z.

7. Eliminar duplicados

Este aprendizaje necesita unos diez minutos. Sirve para eliminar valores que se repitan en cualquier conjunto de datos en Excel.

La Universidad de Harvard recomendó colocar en otra hoja lo que desees borrar. De este modo, el sistema deja por defecto el primer valor que aparece en la tabla.

¿Cómo se ejecuta?

Se debe seleccionar la tabla, ir a la pestaña "Datos" de Excel y hacer clic en "Quitar Duplicados". El programa preguntará a qué columna se le aplicará el cambio.

8. Congelar paneles

Este aprendizaje necesita 15 minutos para asimilarlo. Permite inmovilizar filas y columnas para contrastar datos que se tienen lejos de otros dentro de la hoja de cálculo.

¿Cómo se aprovecha?

Se debe elegir la parte de la hoja de cálculo que se quiere congelar y hacer clic en el menú "vista" o "visualización". Luego, seleccionar "inmovilizar fila superior" e "inmovilizar columna", haciendo clic en lo que quieras congelar.

9. F4

Este aprendizaje demora diez minutos en asimilarse. El F4 posee dos funciones específicas en Excel. Por un lado, crea una referencia absoluta, mientras que por el otro, repite la acción más reciente.

¿Cómo se ejecuta?

Se pulsa F4 se necesite realizar alguna de esas dos cosas. La mayoría de las veces repetirá la última acción. Si se presiona la tecla mientras se tiene resaltada una celda con una fórmula, brindará opciones de posibles referencias.

10. Ctrl + flechas

Este aprendizaje demorará cinco minutos en asimilarse. Es una opción práctica para grandes bases de datos. Permite acceder a la última cifra en cuestión de segundos, sin pasear por toda la tabla de forma manual.

¿Cómo se ejecuta?

Presionar el comando con Ctrl + Abajo para llegar al final de documento, o desplazarse por él con el uso de las flechas. También sirve para seleccionar datos en segundos y maximizar la productividad.